Ziele ECM

Der Einsatz von ECM in einem Unternehmen hat das Ziel, allen Anforderern (der Geschäftsführung, den Mitarbeitern, den Unternehmensprozessen) die notwendigen Inhalte/Informationen (in schwach oder unstrukturierter Form) zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Aufgaben und Entscheidungen benötigen.

Basis hierfür ist Übernahme der Eingangsdokumente/-dateien (in Papierform und elektronisch), sowie die Ergänzung der Dokumente mit der notwendigen Strukturinformation, damit diese wiedergefunden werden können (Attribute, Volltext, erweiterte Suchkriterien). Die Unterstützung der Weiterverarbeitung in nachfolgenden Systemen, wie z.B. in einer Warenwirtschaft, einer Finanzbuchhaltung, einem Kontaktmanagementsystem (Customer Relationship Management (CRM)) und in anderen Systemen. Die revisionssichere Archivierung in den Fällen, in denen handels-, steuer- und sonstige rechtliche Anforderungen zu erfüllen sind.

Sofern die Anforderer Menschen sind (Geschäftsführung und/oder Mitarbeitern eines Unternehmens) sollen die Inhalte/Informationen unter einer einheitlichen Oberfläche mit abgestuften Rechten bereitgestellt werden können.