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Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv

Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) hat als Fachverband der Anbieter von Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen zehn Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung formuliert. Sie sind als Vorgabe und Empfehlung für eine rechtliche Anerkennung der Archivierung zu verstehen.

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO, usw.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
   
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