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Digitale Daten digital archivieren - GDPdU im Überblick

Bereits im Oktober 2000 hatte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) einen Entwurf des Schreibens mit dem Titel "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vorgestellt. Dann erschien 2001-04-05 ein überarbeiteter Entwurf ehe 2001-07-16 das BMF-Schreiben veröffentlicht wurde. Ziel des BMF ist es, durch die Einführung neuer Prüfungsmethoden zeitnähere und rationellere Betriebsprüfungen bei buchführungspflichtigen Betrieben mit DV-gestützter Buchführung zu ermöglichen. Hier die wichtigsten Informationen im Überblick:

  • Ab Januar 2002 müssen steuerlich relevante Unterlagen, die ins DV-System eingehen oder dort erzeugt und ausschließlich elektronisch gespeichert wurden, auch elektronisch auf maschinell auswertbaren Datenträgern archiviert werden.
  • Eine Pflicht zur Archivierung einer Unterlage in maschinell auswertbarer Form besteht nicht, wenn diese Unterlage zwar DV-gestützt erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet ist (Textdokumente). Originär in Papierform angefallene Unterlagen können weiterhin mikroverfilmt werden.
  • Während der Dauer der Aufbewahrungspflicht (6-10 Jahre) müssen die Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
  • Das DV-System des Steuerpflichtigen muss dabei die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
  • Der Steuerpflichtige muss die maschinelle Auswertung der originär elektronischen Daten gewährleisten: Eine Archivierung auf Papier, Mikrofilm oder in maschinell nicht auswertbaren Formaten (PDF, TIF) reicht nicht aus.
  • Der Datenzugriff beschränkt sich auf aufbewahrungspflichtige, rein steuerrelevante Unterlagen und Daten: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Warenwirtschaftssysteme, Materialwirtschaftssysteme, Kosten- und Leistungsrechnung. Steuerrechtlich relevante Daten in anderen Bereichen sind als solche zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.
  • Die maschinelle Auswertung der Daten erfolgt unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.
  • Der Steuerpflichtige muss dem Außenprüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel (Hard- und Software) zur Verfügung stellen und ihn in das DV-System einweisen.
  • Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens (Größe, Mitarbeiterzahl, usw.).
gdpdu.pdf, 23 kB
   
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