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Rechtsgrundlagen und Rahmenbedingungen

Die Möglichkeit, steuerrelevante Dokumente digital zu archivieren existiert schon länger. Sie erfordert jedoch die Einhaltung entsprechender Richtlinien, wie sie in folgenden Gesetzestexten zu finden sind:

  • HGB (§ 238 ff., §§ 257 ff.)
  • Abgabenordnung (§§ 140 und §§145 ff.)
  • GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)
  • GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Des weiteren ist ein Unternehmen, das seine steuerrelevanten Daten revisionssicher archivieren möchte, verpflichtet, eine Verfahrensanweisung zu erstellen, die das Verfahren der digitalen Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften lückenlos beschreibt: von der Entstehung der Information über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker.

Neben kaufmännischen Belegen werden heute in zunehmenden Maße auch persönliche Daten (Personalakten) archiviert. Aus diesem Grund sind weitere Gesetze wie BGB, BDSG und ZPO zu berücksichtigen.

Seit den neuesten Änderungen im Umsatzsteuergesetz (§ 14) und dem Steuersenkungsgesetz (Gesetz zur Senkung der Steuersätze und zur Reform der Unternehmensbesteuerung) besteht für Unternehmen nun auch die Möglichkeit, am elektronischen Vorsteuerabzugsverfahren teilzunehmen. Allerdings werden elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift nur dann als vorsteuerabzugsfähig anerkannt, wenn sie nach den GoBS ordnungsgemäß archiviert werden. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang auch auf die EU-Richtlinie zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs und das Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz - SigG).

gobs.pdf, 57 kB; stsenkg.pdf, 203 kB; ao.pdf, 10 kB;
   
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